Rủi ro pháp lý từ quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật

Vướng mắc của Luật Doanh nghiệp 2005

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005, người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) của doanh nghiệp có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty TNHH hoặc có thể là hoặc Giám đốc, Tổng giám đốc trong công ty TNHH, công ty cổ phần. Như vậy, Luật Doanh nghiệp 2005 chỉ cho phép công ty TNHH, công ty cổ phần có một NĐDTPL và nếu NĐDTPL này vắng mặt quá 30 ngày ở Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của NĐDTPL theo quy định tại các Điều 46, 49, 67 và 95. Trong bài viết này, để ngắn gọn công ty TNHH và công ty cổ phần được gọi chung là doanh nghiệp hoặc công ty.

Thực tế áp dụng cho thấy quy định doanh nghiệp chỉ có NĐDTPL của Luật Doanh nghiệp năm 2005 đã dẫn tới tình trạng, khi NĐDTPL vắng mặt ở Việt Nam nhưng không thực hiện ủy quyền hợp lệ hay khi NĐDTPL bị tạm giữ, …,thì toàn bộ các giao dịch sẽ có thể bị trì hoãn giao kết.

Quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2014

Từ thực tế đó, Khoản 2, Điều 13, Luật Doanh nghiệp 2014 đã điều chỉnh rằng: “Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”. Theo quy định này, công ty có thể có từ 2 NĐDTPL trở lên, từ đó tạo được sự linh hoạt khi một NĐDTPL không có mặt ở Việt Nam hoặc vì lí do nào đó mà không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thay mặt cho công ty.

Rủi ro từ quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều hơn một NĐDTPL

Măc dù Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã giải quyết được vướng mắc của Luật Doanh nghiệp 2005, tuy nhiên quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều hơn một NĐDTPL cũng tạo ra một số vấn đề và rủi ro pháp lý cho chính mỗi bên tham gia giao dịch. Trong bài viết này để làm rõ trách nhiệm của các chủ thể tham gia giao dịch thuật ngữ sau được sử dụng và được hiểu rằng: doanh nghiệp, đối tác doanh nghiệp được coi là từng bên của giao dịch, NĐDTPL của doanh nghiệp và NĐDTPL của đối tác doanh nghiệp là NĐDTPL của từng bên.

Khoản 2, Điều 13, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp” nên khi doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL thì mỗi người sẽ có thẩm quyền giao kết giao dịch khác nhau. Điều này dẫn đến khó khăn cho một bên trong việc xác định thẩm quyền NĐDTPL của bên kia mà mình đang giao dịch. Thật vậy, trường hợp doanh nghiệp có từ 2 NĐDTPL trở lên thì việc phân chia phạm vi đại diện cho từng người thường mang tính nội bộ doanh nghiệp, một bên khi giao dịch khó có thể biết được NĐDTPL của bên kia đang thực hiện giao dịch với mình có thẩm quyền giao dịch hay không. Điều này thậm chí còn có thể dẫn đến những thiệt hại nhất định cho một trong hai bên bởi lẽ giao dịch sẽ không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với một bên khi giao dịch đó được xác lập bởi người không có quyền đại diện, chỉ trừ một số trường hợp theo quy định tại Điều 142, 143 của Bộ luật Dân sự năm 2015.

Theo quy định trên của Bộ luật Dân sự năm 2015, một bên sẽ phải chịu trách nhiệm nếu nó: (i) công nhận giao dịch; hoặc (ii) biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc (iii) có lỗi dẫn đến việc bên kia không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch với mình không có quyền đại diện. Như vậy, bên cạnh việc gây rủi ro cho một trong hai bên, quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều hơn một NĐDTPL của Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng có thể gây rủi ro cho chính doanh nghiệp trong việc phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp đối tác khi mà NĐDTPL của doanh nghiệp tiến hành ký kết không đúng thẩm quyền, hoặc vượt quá phạm vi thẩm quyền của họ.

Từ đó đặt ra câu hỏi về trách nhiệm của các chủ thể tham gia giao dịch, cụ thể liệu một bên có phải thông báo cho bên kia biết về phạm vi thẩm quyền đại diện của NĐDTPL hoặc phải công bố điều lệ của mình, hay một bên phải có nghĩa vụ chủ động tìm hiểu điều lệ công ty của bên kia để xác định rõ thẩm quyền của người đại diện của bên mà mình đang giao dịch nhằm tránh rủi ro cho chính mình?

Phương án hạn chế rủi ro pháp lý cho các bên

Qua thực tiễn tư vấn và giải quyết công việc cho khách hàng là doanh nghiệp, trường hợp khách hàng quyết định lựa chọn có nhiều hơn một NĐDTPL trong doanh nghiệp mình, Luật Việt luôn đặt ra và đề cao tầm quan trọng của việc quy định quyền hạn của từng NĐDTPL một cách rõ ràng và cụ thể ngay trong chính điều lệ của doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2014.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tuân thủ quy định này của Luật Doanh nghiệp năm 2014. Do vậy, Luật Việt khuyến nghị một bên khi thực hiện giao dịch nên lưu ý, xem xét một cách tổng thể các quy định có liên quan đến phạm vi quyền đại diện của NĐDTPL của bên kia trong điều lệ, thông tin đăng ký doanh nghiệp đăng ký doanh nghiệp qua giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và thông tin người nộp thuế để có thông tin cập nhật nhất và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Để chắc chắn hơn, một biện pháp khác cũng thường được sử dụng trên thực tiễn đó là ngay sau khi giao kết hợp đồng, một bên có thể gửi một bản hợp đồng có chứng thực đến địa chỉ trụ sở chính của bên kia bằng thư bảo đảm. Vì theo quy định tại điểm b) khoản 1 Điều 143 Bộ luật Dân sự năm 2015 nếu người đại diện thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì sẽ vẫn phát sinh quyền và nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch vượt quá nếu người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời gian hợp lý. Do vậy việc gửi hợp đồng đến trụ sở của doanh nghiệp sẽ đảm bảo việc doanh nghiệp phải biết về giao dịch này nhằm có những phản hồi trong trường hợp phát hiện người đại diện ký kết không đúng thẩm quyền. Từ đó giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp cũng như trách nhiệm pháp lý cho chính doanh nghiệp đối tác.

Tuy nhiên, trên thực tế các giao dịch rất đa dạng và khó lường, do vậy để đảm bảo tính an toàn pháp lý, các doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến của luật sư để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho từng giao dịch.