Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm mới mẻ với người nộp thuế, tuy nhiên, để theo kịp với bước phát triển của công nghệ số, việc số hóa hóa đơn trên nền tảng công nghệ thông tin sẽ góp phần hỗ trợ cho người nộp thuế, đặc biệt là doanh nghiệp trong tối ưu việc quản lý, kê khai hóa đơn. Cụ thể hóa vấn đề này, Thông tư 78/2021/TT-BTC (“Thông tư 78”) có hiệu lực từ 1/7/2022 quy định một số nội dung về hóa đơn điện tử, trong đó có các vấn đề mà doanh nghiệp cần chú ý.  

Hiệu lực của các văn bản quy phạm pháp luật từ ngày 1/7/2022

Mặc dù đến giữa năm 2022, Thông tư 78 mới chính thức có hiệu lực, tuy nhiên kể từ bây giờ, doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được khuyến khích áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 1/7/2022 như một bước đệm để hoàn toàn bỏ hóa đơn giấy khi thông tư có hiệu lực.

Cũng kể từ ngày 1/7/2022, các thông tư, quyết định của Bộ Tài chính liên quan đến hóa đơn được ban hành trước đó sẽ hết hiệu lực thi hành.

Lộ trình triển khai

Việc triển khai áp dụng Thông tư 78 được tiến hành theo 02 giai đoạn, theo đó:

  • Giai đoạn 1 từ 11/2021 đến 3/2022: các doanh nghiệp tại 6 tỉnh Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định sẽ bước đầu áp dụng hóa đơn điện tử;
  • Giai đoạn 2 từ 4/2022 đến 7/2022, toàn bộ doanh nghiệp trên cả nước triển khai áp dụng.  

Người bán hàng được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc ủy nhiệm lập hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn điện tử đã được quy định tại thông tư số 39/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, nghiệp vụ này được quy định cụ thể và rõ ràng hơn trong thông tư 78. Theo đó, người bán hàng, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử với điều kiện đối bên thứ ba là có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót thì xử lý như thế nào?

Thông tư mới liệt kê ra các trường hợp sai sót và phương án khắc phục, cụ thể:

  • Trường hợp sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế/ có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế. Để khắc phục, người bán có thể áp dụng hai cách hoặc là thông báo điều chỉnh cho (a) từng hóa đơn; hoặc (b) nhiều hóa đơn có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ lúc nào nhưng không được trễ hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
  • Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
  • Trường hợp lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn;
  • Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ điều chỉnh mà không phải hủy/thay thế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính về thuế.